Het gebruik van e-tendering (elektronische opening van de offertes) wordt binnenkort algemeen verplicht (artikel 14§7 Wet overheidsopdrachten).
Vanaf 18 oktober 2018 (opdrachten > EU drempels) of 31 december 2019 (opdrachten < EU drempels) is e-tendering de enige manier om offertes in te dienen en te openen. Er komt dan geen papier meer aan te pas. Voor aankoopcentrales gelden deze regels met onmiddellijke ingang.
Openen van offertes met e-tendering
Het gebruik van e-tendering heeft – naast efficiëntie en transparantie – ook de volgende voordelen:
→ U moet geen publieke openingszitting meer organiseren (art 84 KB Pl)
→ U kan de offertes ook alleen openen (niet langer met een voorzitter en een bijzitter)
→ Het PV wordt automatisch aangemaakt in e-tendering en is raadpleegbaar voor de inschrijvers (indien u dat instelt)
→ Het PV moet niet langer de totale prijzen van de offertes vermelden (bij aanbesteding)
→ U moet de offertes niet paraferen
→ Offertes moeten vóór de uiterste datum en uur voor de indiening aankomen (art 83 KB Pl). Het moment van effectieve opening is niet meer relevant.
→ U krijgt 5 dagen korting op de indieningstermijn (art 36§4, 37§5 en 38§3, laatste lid Wet)
Wat in het PV moet staan wordt geregeld in artikel 84 ’nieuwe’ KB Plaatsing:
Het in het eerste lid, 3°, bedoelde proces-verbaal bevat minstens :
1° de naam of handelsnaam van de inschrijvers, hun woonplaats en maatschappelijke zetel;
2° de naam van de persoon of personen die het indieningsrapport elektronisch ondertekend heeft/hebben.
Openen van offertes op papier
Zo lang de bovenstaande overgangstermijnen niet zijn verstreken, kan u de offertes zoals vanouds op papier ontvangen. In dat geval blijven ook de meeste ‘oude’ regels betreffende de openingszitting gelden. Artikel 128 en 129 KB Plaatsing 2017 voorzien daartoe specifieke overgangsregels.
De aanbestedende overheid moet bij de papieren opening de artikelen 45, 90 § 1 en § 2, eerste en tweede lid, 91, § 1, eerste en tweede lid, 92, eerste tot derde lid, 93 en 94 KB Plaatsing 2011 blijven toepassen. Dat betekent:
→ Uiterste datum voor ontvangst offerte = datum en uur van de openingszitting (45)
→ Dubbele gesloten omslag (90)
→ Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart (90§2)
→ Offertes kunnen worden afgegeven tot de voorzitter de zitting voor geopend heeft verklaard (92,3°)
Zie ook onze algemene voorstelling van e-procurement en onze diensten voor aanbestedende overheden.
