Heel wat overheden hebben intussen richtlijnen opgesteld over de toepassing van  de wetgeving overheidsopdrachten in de huidige crisis. Een overzicht

Europese commissie

In haar mededeling van 1 april 2020 (2020/C 108/01) geeft de Commissie een opsomming van de mogelijkheden tot flexibele plaatsing van overheidsopdrachten, die voorzien zijn binnen het bestaande wettelijke kader (de richtlijn 2014/24/EU plaatsing klassieke sectoren).

De Commissie focust met name op de doelstelling om heel snel medisch materiaal (en aanverwante zaken) te kunnen aankopen en wijst daarbij op de mogelijkheden om de indieningstermijnen te verkorten of de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking toe te passen. Daarnaast vindt u in de mededeling ook praktische, aankoop-technische tips.

Vlaanderen

De Vlaamse overheid publiceerde een Q&A document inzake overheidsopdrachten en corona op haar website.  Kern van de boodschap is ook hier om maximaal gebruik te maken van de flexibiliteit die de wetgeving biedt in het kader van dringende aankopen: verkorting indieningstermijnen, gebruik van de onderhandelingsprocedure.

Daarnaast wordt ook terecht aandacht gevraagd voor de de moeilijke situatie waarin veel ondernemers zich bevinden. In de mate van het mogelijke is het aangewezen om (voor niet dringende opdrachten) de indieningstermijnen voldoende ruim te nemen of deze voor al gepubliceerde opdrachten te verlengen. Men raadt ook aan om geen plaatsbezoek te organiseren, enz.

De Q&A heeft ook veel aandacht voor overheidsopdrachten die reeds in uitvoering zijn.

Tijdens de uitvoering zal het niet altijd aangewezen zijn om voorziene (vertragings)boetes automatisch op te leggen. De crisis kan ook een grondslag zijn om de opdracht te wijzigen wegens onvoorzienbare omstandigheden.

Langs ondernemerszijde bestaat eveneens de mogelijkheid om een vordering tot herziening van de opdracht in te dienen op grond van onvoorzienbare omstandigheden. Ondernemers moeten deze omstandigheden tijdig melden (binnen 30 dagen) (zie ook de FAQ van de federale overheid, hierna).

Federale overheid

Tot slot voorziet ook de federale overheid op haar website publicprocurement.be een handige FAQ.

Interessante bijkomende invalshoek is de mogelijkheid om een elektronische aangetekende zending te versturen. Dat is vooral handig voor overheidsaankopers die van thuis uit werken. De Rechtsbeschermingswet verplicht immers om na de gunningsbeslissing de kennisgevingen aan de inschrijvers te verzenden zowel per e-mail als per aangetekende zending. Dat mag ook een elektronische aangetekende zending zijn (indien de bestemmeling deze verzendwijze accepteert).

Wij schetsten eerder ook al een overzicht van dit wettelijk kader: blogpost 16/2/2017. Op de website van de FOD Economie staat nu een actueel overzicht van alle mogelijkheden om elektronisch te ondertekenen en aangetekend te verzenden.

In onze blogpost van 23/3/2020 gingen we al in op de elektronische handtekening.

Tot slot wordt in de FAQ ook nog melding gemaakt van eBox als volwaardig alternatief voor een papieren aangetekende zending.

Laat deze crisis meteen een katalysator zijn om uw elektronische processen op punt te zetten. Elektronisch ondertekenen en elektronische aangetekende zendingen kunnen u heel wat tijd en geld besparen.