Het dagboek der werken – art. 37 AAV

Dagboek der werken

Het bijhouden van het dagboek der werken is de verantwoordelijkheid van de aanbestedende overheid.

Het dagboek der werken is een middel om het verloop van de werken bij te houden. Dit betekent dat ook in periodes dat de werken stilliggen[1] dit dagboek moet worden bijgehouden. Tijdens het stilliggen van de werken kan de aannemer beslissen om het materieel en personeel dat wordt ingezet voor de opdracht, geheel of gedeeltelijk af te voeren. Voor dit afgevoerde materieel en personeel wordt aangenomen dat dit met volledig rendement elders kan worden ingezet. Hiervoor kan dan later geen vergoeding wegens stilliggen worden gevraagd. Indien het afgevoerde personeel en materieel niet elders kon worden ingezet, dient de aannemer zulks meteen aan de aanbestedende overheid te melden, opdat zulks kan worden gecontroleerd, bij gebreke waaraan een eventuele latere schadeclaim zal worden afgewezen bij gebrek aan bewijs.

Volgende zaken dienen te worden opgenomen:

• Weersomstandigheden, werkuren, arbeiders, aangevoerde materialen, gebruikt materieel,…;
• Elementen nuttig voor het berekenen van de prijs;
• De minder belangrijke wijzigingen/meerwerken/ bevelen die aan de opdracht wordt gegeven.

In principe wordt het dagboek ondertekend door beide partijen. Bij onenigheid beschikt de aannemer over een termijn van 15 dagen volgend op de datum van inschrijving van de betwiste vermeldingen, om per aangetekend schrijven zijn (duidelijke en omstandig gemotiveerde) opmerkingen te doen gelden, bij gebreke waaraan wordt aanvaard dat deze instemt met de aantekeningen gemaakt door het bestuur. De aanbestedende overheid dient de aannemer vervolgens in te lichten indien deze opmerkingen niet als gegrond worden beoordeeld. De staat van de werken wordt dan ambtshalve opgemaakt.

De staat van de werken wordt eveneens ambtshalve opgemaakt, indien de aannemer het voor hem bestemde exemplaar van het dagboek der werken niet ondertekend terug stuurt binnen 15 dagen, al dan niet voorzien van zijn opmerkingen.

Aan het dagboek der werken wordt een bijzondere bewijswaarde gehecht in het kader van betwistingen inzake de uitvoering van posten, betalingen, onvoorziene omstandigheden, enz. In het kader van schadeclaims is het minutieus bijhouden van het dagboek der werken van fundamenteel belang[2].

Indien door beide partijen ondertekend, zijn de gegevens vermeld in het dagboek der werken definitief en bindend voor zowel aannemer als bestuur[3].

Indien niet door beide partijen ondertekend, zijn de gegevens vermeld in het dagboek eveneens bindend en definitief, indien het dagboek ambtshalve werd vastgesteld door de aanbestedende overheid, zonder dat hierop door de aannemer binnen de 15 dagen werd gereageerd. De aannemer wordt in zulk geval immers geacht de opmerkingen van de aanbestedende overheid in het dagboek der werken zonder enig voorbehoud te aanvaarden.

Enkel de ‘ambtshalve’ vaststellingen in het dagboek waartegen de aannemer binnen de 15 dagen heeft gereageerd, zijn nog vatbaar voor betwisting indien de aanbestedende overheid de aannemer inlicht met de opmerkingen niet akkoord te gaan. De staat van de werken wordt dan wel ambtshalve, doch slechts voorlopig opgemaakt.

Werfverslagen

Het opmaken van werfverslagen van de vergaderingen die op de werf worden gehouden, wordt nergens verplicht gesteld. Werfverslagen worden eenzijdig opgemaakt door de aanbestedende overheid (of diens afgevaardigde) en hebben bijgevolg geen enkele contractuele noch tegensprekelijke waarde.

Uiteraard kan een werfverslag wel als een begin van bewijs dienen in een gerechtelijke procedure.

Indien de werfverslagen worden ondertekend door beide partijen, kan worden aangenomen dat deze de inhoud ervan aanvaarden, zodat deze documenten wel een bindende waarde krijgen.