Art. 104§2 ARO-K.B.
Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de (offertes) toekomen alvorens hij de zitting opent.
Nochtans wordt een offerte die te laat toekomt, in aanmerking genomen voor zover :
1° de aanbestedende overheid aan de aannemer nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing,
2° en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven.
DE REGEL

 

De ultieme plaats en moment om een offerte in te dienen is bij de voorzitter van deopeningszitting vlak vóór hij de zitting opent.
Op het ogenblik dat de voorzitter de openingszitting opent, mag geen enkele offerte nog worden aanvaard.Vanaf dat openingsogenblik kan geen enkele offerte nog worden aangenomen (men dient  ze ongeopend terug te geven of te bewaren).  Ook de op het juiste adres maar op de verkeerde plek of lokaal (zelfs tijdig) bezorgde  offertes komen niet meer in aanmerking.
Enige uitzondering die wordt voorzien in art. 104§2 ARO-K.B., zijn de offertes die 4 dagen voor de datum van de openingszitting per aangetekend schrijven zijn verstuurd EN voor zover de overheid haar beslissing nog niet heeft meegedeeld.
Deze regel heeft vanzelfsprekend tot doel om de eerlijke mededinging en de gelijkheid tussen de inschrijvers te garanderen. Inschrijvers dienen hun offerte op te maken zonder rekening te houden met het aanbod van hun concurrenten. De gelijktijdige opening van de offertes moet verhinderen dat een inschrijver zijn offerte nog bijstelt, nadat de offertes van andere inschrijvers reeds bekend zijn.
 

DE PRAKTIJK
Het gebeurt regelmatig dat offertes laattijdig toekomen. Klassiek wordt dan aangenomen dat de laattijdige offerte steeds substantieel onregelmatig is, en dus van deelname aan de gunningsprocedure moet worden uitgesloten.
In de rechtspraak van de Raad van State is echter een kentering op te merken aangaande de beoordeling van de regelmatigheid van laattijdig ingediende offertes.
In het arrest nv VBG (nr. 178.195, 28/12/2007) overwoog de Raad van State:
De regel van art. 104 van het K.B. van 8 januari 1996 (betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en concessies voor openbare werken), dat een offerte die te laat toekomt bij de voorzitter slechts in beperkte gevallen in aanmerking wordt genomen, lijkt een normdoel te dienen: manipulatie van een laattijdig toegekomen offerte te verhinderen en de gelijkheid der inschrijvers te vrijwaren. De rechtspraak heeft reeds aanvaard dat, indien door omstandigheden een offerte te laat aan de voorzitter wordt overhandigd, zulks niet noodzakelijk tot onregelmatigheid ervan moet leiden ingeval de gelijkheid tussen de inschrijvers niet is bedreigd (R.v.St., nr. 75.885, 23 september 1998 en H.v.C. van 30 april 1999). Ongeacht de vraag of een offerte die tijdig aan de diensten van een aanbestedende overheid is overhandigd, wel laattijdig mag worden aangemerkt, lijkt er te dezen op geen enkel ogenblik een mogelijkheid geweest te zijn tot manipulatie van de betrokken offerte zodat evenmin van enige ongelijke behandeling van inschrijvers sprake lijkt te zijn.
 

Het is wel van belang na te gaan of de laattijdigheid toerekenbaar is aan de inschrijver dan wel aan de aanbestedende overheid. Enkel in dat laatste geval heeft de laattijdigheid niet de onregelmatigheid tot gevolg.
In het arrest nv Matexi (nr. 184.837, 26.06.2008) overwoog de Raad van State:
Indien door omstandigheden een offerte te laat aan de voorzitter van de zitting wordt overhandigd, moet zulks niet noodzakelijk tot een onregelmatigheid ervan leiden ingeval daardoor de gelijkheid tussen de inschrijvers niet is bedreigd. Hoewel uit de stukken blijkt dat de offerte tijdig werd afgegeven aan de onthaalbediende, lijkt deze afgifte niet toerekenbaar aan de voorzitter. In strijd met de richtlijn werd op de betrokken enveloppe niet de naam van de voorzitter vermeld, noch het voorgeschreven lokaal. Daarenboven ontbrak de door het bestek opgelegde vermelding en droeg de enveloppe zelf geen vermelding “offerte” of datum of uur van de zitting waarop de offertes worden geopend. Het lijkt dus toerekenbaar aan de verzoekende partijen zelf dat de offerte zich bij de aanvang van de zitting nog niet bij de voorzitter bevond. Bijgevolg lijkt de bestreden beslissing om die offerte uit te sluiten niet in strijd te zijn genomen met art. 104 van het K.B. van 8 januari 1996 (betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken).
 

BESLUIT
De regel dat een laattijdige offerte als onregelmatig moet worden geweerd, blijft onverkort gelden. Enkel wanneer de offerte door een fout van de aanbestedende overheid zelf niet aanwezig was bij de voorzitter voor de opening van de openingszitting, wordt een uitzondering gemaakt op dit principe.

Waneer een offerte laattijdig is door een fout van de inschrijver, blijft artikel 104 ARO-K.B. onverkort gelden, ook wanneer de gelijkheid niet in het gedrang zou komen.